英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の1回目となります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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１．経理関係のポジションおよびセクション

会社の規模によって経理関係のポジションやセクションはさまざまですが、代表的なものを挙げていきます。

（１）経理関係のポジション

まずは、経理関係のポジションから見ていきます。

一番トップは、最高財務責任者（CFO：Chief Financial Officer）です。

①経理部（Accounting Department）

②財務部（Treasury Department）

③プランニング部（Planning Department)

（２）経理関係のセクション

つぎに、経理関係のセクションを見ていきます。

英文経理のスキルがあれば、自分の専門分野を見つけて、それに特化したスペシャリストになる道が開けます。

２．経理部（Accounting Department）の役割

経理部（Accounting Department）と一口に言っても、会社の規模や業務形態によって役割はさまざまですが、どんな会社の経理部にも共通する役割があります。

それは、日々の会社の取引（Transaction）を記録し、決算（Closing）業務を経て、最終的に利害関係者へ会社の業務を報告（Reporting）することです。

経理部（Accounting Department）が作成した報告（Reporting）は、利害関係者に開示（Disclosure）され、意思決定（Decision Making）の材料として使われます。

３．利害関係者

会社にはさまざまな利害関係者が存在しますが、社外の人間だけではなく、会社の役員（Director）や従業員（Employee）といった社内の人間も含まれます。

利害関係者は、それぞれの目的と視点を持ち、それぞれの利害は必ずしも一致するわけではありません。

特に米国では、会社は役員（Director）や従業員（Employee）の物ではなく、株主（Shareholder）の物であるという認識が強いです。

役員（Director）は、株主（Shareholder）の指名を受けて会社の運営にあたっているという考えが広く浸透しています。

よって、役員（Director）は、会社の業績に関して、株主（Shareholder）に対する重大な責任があり、経理部（Accounting Department）が作成する業績の報告（Reporting）が大変重要になります。

業績の報告（Reporting）を利用する会社の利害関係者と、それぞれの利害関係者の意思決定のポイントは、次のようになります。

報告（Reporting）は、誰もが分かる共通の言葉で表現されなければならず、この共通言語を定めたものが会計基準（Accounting Principle）です。

４．報告（Reporting）作成のタイミング

一般的な会社は、永続的に業務を行うことを前提に、1年を区切りとした会計期間を定めています。

しかし、1年経つまで何もしないわけではなく、経理部（Accounting Department）では、取引（Transaction）を毎日記録し、会社によっては毎月、四半期、半期ごとに仮の決算（Closing）を行います。

適当な単位でいったん区切り、報告（Reporting）をし、タイムリーな情報を提供するためです。

さらに、一年修了の後には、年次決算（Year-end Closing）または本決算を行い、正式な報告（Reporting）を提出します。

決算（Closing）の種類は、次の通りです。

５．監査人（Auditor）による監査（Audit）

報告（Reporting）は、財務諸表（Financial Statements：FS）の形で提出されます。

この財務諸表（Financial Statements：FS）は、利害関係者の意思決定（Decision Making）の材料に使われるため、会社の情報を正しく伝えるものでなくてはなりません。

一定の要件を満たす会社によって作成された財務諸表（Financial Statements：FS）は、利益操作が行われていないか、会計基準に従っているかなど、監査人（Auditor）による監査（Audit）のプロセスを経てチェックがなされます。

監査人（Auditor）は、監査（Audit）の結果を株主総会や役員（Director）宛てに、監査報告書（Audit Report）として報告します。

監査には、会社の従業員がチェック機能として行う内部監査（Internal Audit）と、外部の独立した監査人による（Independent Audit）がありますが、監査報告書（Audit Report）は、外部監査人により作成されます。

監査報告書（Audit Report）には、以下のような3種類の意見があります。

６．外資系企業の日本の子会社（Subsidiary）の経理業務

英文会計を学んでいるみなさんが働くことになる可能性がある会社として、外資系企業が挙げられます。

母体が外国企業であり、日本に子会社（Subsidiary）がある、その現地子会社（Subsidiary）のことを日本では外資系企業とよく言います。

現地子会社（Subsidiary）は、日本でアメリカなど（母体の企業がある国）の製品を売るために現地で法人化されたものであり、これらの会社の株主（Shareholder）は、その海外の親会社（Parent Company）となります。

よって、現地子会社（Subsidiary）は、株主（Shareholder）である親会社（Parent Company）に業績を報告することになります。

また、親会社（Parent Company）が上場会社（Public Company）である場合、一定の子会社（Subsidiary）の業績を合算して報告（Reporting）することが会計基準により定められています。

親会社（Parent Company）と子会社（Subsidiary）の財務諸表（Financial Statements：FS）を１つにまとめることを連結（Consolidation）と言い、作成された財務諸表（Financial Statements：FS）を連結財務諸表（Consolidated Financial Statements：FS）と呼びます。

日本における外資系企業の経理の特徴は、次のようになります。

７．予算の作成（Budgeting）と管理

経理部（Accounting Department）における重要な役割の1つに、予算作成（Budgeting）とその管理があります。

会社の規模により、経理部（Accounting Department）ではなく、財務部（Financial Department）やプランニング部（Planning Department）が行うこともあります。

予算作成（Budgeting）は、これまでの業績を振り返り、今後の運営方針や経営戦略の指標を立てる上で大切なプロセスです。

また、予算を立てるだけではなく、実績との予算の際の分析を行い、問題点の洗い出しや、予算の見直し、問題解決への対策案およびその実行プランを実際に実行する、といったPlan・Do・Seeのサイクルが取り入れられます。

以上、「【英文会計実務講座】＜第1回＞会社の経理部について理解しましょう」でした。

会社の経理部について理解が深まったでしょうか？

【英文会計実務講座】＜第2回＞買掛金および業者への支払いを覚えましょうにお進みください。

英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の2回目で、【英文会計実務講座】＜第1回＞会社の経理部について理解しましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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英文会計の最高峰資格は、USCPA（米国公認会計士）というアメリカの公認会計士資格です。

USCPAについて詳しく知りたい場合、アビタスというUSCPA予備校から資料を取り寄せてみてください（もちろん無料です）。

 

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１．買掛金（Accounts Payable ：AP）および業者（Vendor）への支払い

買掛金（Accounts Payable ：AP）については、【英文会計入門講座】＜第3回＞仕入（買掛金）・ 売上（売掛金）に関する英語を覚えましょうでご説明をしました。

会社のメイン業務である商品（Merchandise）の仕入れ（Purchase）に関する買掛金（Accounts Payable ：AP）について学んでいただきました。

今回は、買掛金（Accounts Payable ：AP）計上後の処理について見ていきます。

買掛金（Accounts Payable ：AP）のほか、商品（Merchandise）以外の物の購入代金の支払い（業者への支払い）についても見ていきます。

支払い担当のポジションは、売掛金（Accounts Receivable：AR）回収担当者と並んで求人が多いです。

支払う金額を適正な勘定科目（Account）に分ける必要があり、支払いの内容もさまざまなケースが想定されるため、会計基準（Accounting Principle）を十分に理解し、税務面での取り扱いも知っていることが要求されます。

（１）買掛金（Accounts Payable :AP）の支払い

買掛金（Accounts Payable ：AP）というのは、商品（Merchandise）を仕入れ（Purchase）たけれど、まだ購入代金を支払っていない場合に、実際に支払うまでの「支払いの義務」を表すために使われる勘定（Account）です。

通常、会計システム上では、仕入れ（Purchase）を入力すると同時に、買掛金（Accounts Payable ：AP）も認識されます。

（２）業者（Vendor）への支払い

業者（Vendor）への支払いは、例えば以下のようなものがあります。

外部の業者（Vendor）により請求書（Invoice）が発行され、これに従って支払うすべてのものが含まれます。

（３）業者（Vendor）への支払い以外

会社の支払いで、業者（Vendor）への支払い以外には、次のような支払いの形態があります。

（４）業者（Vendor）への支払いに必要な書類

受け取った請求書（Invoice）に従って業者（Vendor）へ支払いをする場合、各部から経理部（Accounting Department）へ、期限までに支払いをするように、以下のような書類が送られてきます。

支払担当スタッフは、これらの書類に基づき、支払期限までに支払いをします。

（５）業者（Vendor）への支払いのルール

通常、会社は、いつでも請求書（Invoice）が来るたびに支払うのではなく、1ヶ月に1度、請求書（Invoice）到着の締切日（Closing Date）と支払いの日を定め、これに従って支払いをします。

例えば、毎月末日までに到着した請求書（Invoice）を翌月の20日に支払うなどです。

また、系列会社からほとんどすべての物を購入する場合や、取引上の安全性・金額・品質などを考慮して、事前に登録した業者（Registered Vendor）からしか購入しない場合もあります。

（６）支払いプロセス（Payment Process）

買掛金（Accounts Payable）または業者（Vendor）への支払いのプロセスは、会社によってそれぞれですが、一般的な処理の流れは、以下の通りです。

①買掛金（Accounts Payable :AP）または未払金（Accrual）の計上

買掛金（Accounts Payable :AP）の場合、商品（Merchandise）の購入に伴い、仕入（Purchase）の発生をシステムに入力すると、その相手勘定（Account）となる買掛金（Accounts Payable :AP）が同時にシステムで認識され、買掛金（Accounts Payable :AP）の残高が増えます。

業者（Vendor）への支払いの場合、各部から送られてきた請求書（Invoice）および購入申請書（Purchase Request）や購入承認書（Purchase Approval）をチェックし、システム上、これらに適切な勘定科目（Account）を割り当て（Assign）、未払計上（Accrual）します。

未払計上（Accrual）の仕訳（Journal Entry）の例は、以下のようになります。

②チェック・支払い承認・支払い処理

上司による支払金額のチェックを受けた後、通常、会社で定められた支払いの締め日にインターネットを利用したファームバンキングなどにより支払いをします。

インターネットを使わないで支払いをする場合は、銀行振込の依頼や小切手の振り出しなどを行います。

③支払いデータの経理処理

支払いの後、システムとファームバンキングが連動している場合には、支払いのデータを経理システムに取り込みます。

連動していない場合は、手入力で未払いを消し込みます。

入力の際、請求書（Invoice）などに、その支払いに固有のリファレンス番号（Unique Reference Number）を割り振り、その支払いの勘定科目（Account）、支払った日付（Payment Date）、担当者のサインを記入します。

④請求書など関連書類のファイリング

固有のリファレンス番号（Unique Reference Number）の順番で請求書（Invoice）などをあとから見やすいようにファイリング（Filing）します。

請求書（Invoice）などの保存は、会計（Accounting）上、税務（Tax）上、会社法（Corporation Low）上において義務付けられています。

監査や税務調査の際に、支出の根拠として提示を求められることに注意しましょう。

２．請求書（Invoice）・購入申請書（Purchase Request）・購入承認書（Purchase Approval）をチェックする場合の留意点

支払担当スタッフは、各部から送られてきた請求書（Invoice）、購入申請書（Purchase Request）、購入申請書（Purchase Approval）をチェックし、これらを支払いのプロセスに回します。

その際、以下のような点をチェックします。

（１）会社の規定に合っているか？

会社の規定に従った購入申請・承認申請であるかを確認します。

ほとんどの会社では、経費の予算管理や内部統制（Internal Control）の観点から、支払う金額に関して、内容・金額・購入に関する承認権限などの内部規定を設けています。

支払担当スタッフは、送られてきたものすべてをそのまま支払うのではなく、支払のリクエストがこの内部規定に従ったものであるかを確認します。

これにより、会社としての管理業務が機能していると言えます。

（２）消費税（Consumption Tax）などの取り扱いはどうか？

消費税（Consumption Tax）やそのほかの税金の取り扱いを確認します。

支出の中には、消費税（Consumption Tax）が含まれる場合と、含まれない場合があります。

請求書（Invoice）などで未払い入力をする際、この点もチェックします。

また、消費税（Consumption Tax）以外にも、特別消費税（一定金額以上のホテルの宿泊や、飲食の際に課される税金など）が含まれる場合もあります。

（３）支払期限や特別な支払いに関する条項があるか？

支払期限や特別な支払いに関する条項があるかどうかも確認します。

通常は、会社の定める支払日に、請求書（Invoice）の金額に従って支払いをすることになりますが、以下のような場合は、請求書（Invoice）・購入申請書（Purchase Request）・購入承認書（Purchase Approval）をチェックし、上司と相談の上対処します。

３．適切な勘定科目（Account）を使う必要性

支払担当のスタッフは、請求書（Invoice）を受け取ったら、実際の支払いの前に適切な勘定科目（Account）を割り振り（Assign）、未払計上（Accrual）します。

支払いの中には、一般的ではない物も含まれる可能性があるため、特別な性質のものについては、上司と相談し、会計基準（Accounting Principles）および会社の規定に従った勘定科目（Account）を決めます。

また、頻繁に出てくる可能性がある支払いで、勘定科目（Account）を決める場合の一般的な注意点は、以下の通りです。

同じ、または、似たような支出であっても、その目的や金額によっては、会計（Accounting）上・税務（Tax）上の取り扱いが異なることに注意が必要です。

（１）棚卸資産（Inventory）と減価償却資産（Depreciable Assets）

販売（Sales）目的で会社が保有する資産（Assets）は棚卸資産（Inventory）であり、使用目的保有する資産（Assets）は減価償却資産（Depreciable Assets）に区分されます。

この区分の違いにより、費用化されるプロセスが違うため、同じ資産（Assets）の購入でも、目的に留意して区分することが大切です。

（２）減価償却資産（Depreciable Assets）の取得と修繕費（Maintenance）

目的やその効果により、減価償却資産（Depreciable Assets）の取得となる場合と、修繕費（Maintenance）となる場合があります。

例えば、会社の屋上に安全性を考慮して手すりを付けた場合は、減価償却資産（Depreciable Assets）の取得となりますが、会社の屋上の手すりのペンキを塗りなおした場合は、修繕費になります。

（３）交際費（Entertainment）と会議費（Meeting Expenses）

会社の課税所得（Taxable Income）計算上、会議費（Meeting Expenses）は課税所得から控除される損金となりますが、交際費（Entertainment）は損金となりません。

よって、支出の内容や、会社の区分の方針により、区別して計上します。

４．キャッシュフロー（Cashflow）上の留意点

支払いの総額は、会社の規模や支払の頻度によっても異なりますが、支払い時には会社から現金が流出するため、キャッシュフロー（Cashflow）上の注意が必要です。

会社では通常、将来の数週間、数ヶ月の単位でキャッシュフロー（Cashflow）の予測および管理を行っています。

支払担当スタッフは、毎月の支払いの予想額のデータをキャッシュフロー予測（Cashflow Forecast）に入力し、支払総額を確定したら、その情報をアップデートし、常に会社の資金の状況を管理しています。

キャッシュフロー（Cashflow）を管理していないと、会社の口座の残高不足で、銀行の支払いができなくなる可能性があります。

以上、「【英文会計実務講座】＜第２回＞買掛金および業者への支払いを覚えましょう」でした。

買掛金や業者への支払いについて理解していただけたでしょうか？

【英文会計実務講座】＜第3回＞売掛金の管理を覚えましょうへお進みください。

英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の3回目で、【英文会計実務講座】＜第2回＞買掛金および業者への支払いを覚えましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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１．売掛金（Accounts Receivable：AR）の管理

売掛金（Accounts Receivable ：AR）については、【英文会計入門講座】＜第3回＞仕入（買掛金）・ 売上（売掛金）に関する英語を覚えましょうでご説明をしました。

売上活動は、会社のメインの業務であるため、他の取引（Transaction）に比べ、対象となる金額は多額になります。

会社は、永続的に活動することを前提としています。

売上（Sales）を計上しただけで終わりというわけではなく、売上代金を回収（Collection）し、また商品（Merchandise）を仕入れ（Purchase）、売る（Sale）という売上（Sales）の循環を実現しなくてはなりません。

よって、売掛金（Accounts Receivable：AR）は、必ず早期に回収しなければならず、会社にとって管理する必要のある重要なものの１つとなっています。

会社の業績や価値を評価する格付機関（Credit Rating Agency）や、証券アナリストも、キャッシュフローを重要視します。

売掛金（Accounts Receivable：AR）の回収ターム（計上されてから回収されるまでの期間）が着目されますが、この回収タームは、もちろん、短い方が良いです。

売掛金（Accounts Receivable：AR）回収担当は、経理部（Accounting Department）の中でも求人が多いポジションの１つです。

２．回収（Collection）の経理処理

信用取引（On account）の場合、会社は、得意先（Customer）から購入の意思表示を受け、商品（Merchandise）を得意先（Customer）に受け渡し、売買が成立します。

ですが、まだ売上代金の現金（Cash）を受け取っていません。

そこで、会社は、売上が成立したことと、あとで現金を受け取る権利があることを売掛金（Accounts Receivable：AR）勘定を使って仕訳します。

計上された売掛金（Accounts Receivable：AR）は、支払期日までに、取り決められた方法で支払われます。

支払いを受ける側の会社では、支払いを受けることを回収する（Collect）と言います。

売掛金（Accounts Receivable：AR）は、回収されると、消滅したものとして消し込まれる（Off-set the invoice）ことになります。

この際の仕訳は、以下のようになります。

売掛金（Accounts Receivable：AR）のデータは、計上の際、得意先（Customer）名とコード、請求書（Invoice）の発行日（Issue Date）、請求書（Invoice）の番号などが付けられます。

これらに基づいて、システム上で管理されます。

回収（Collect）された場合には、売掛金（Accounts Receivable：AR）の残高（Balance）の中から、その得意先（Customer）の該当するデータを見つけ、相手方を現金（Cash）として、売掛金モジュールから消し込む作業をします。

この処理により、その得意先（Customer）に対する売掛金（Accounts Receivable：AR）が減少し、現金（Cash）が増加することになります。

得意先（Customer）からの支払いは、銀行振込（Direct Debit）に限らず、小切手（Cheque）や受取手形（Note Receivable）ということもあります。

３．売掛金消し込み（Off-set the invoice）の際の留意点

売掛金（Accounts Receivable：AR）を消し込む際には、以下の3点に気をつけましょう。

（１）得意先（Customer）ごとの消し込みの残高

得意先（Customer）ごとに消し込む残高には注意しましょう。

同じ金額の請求書が、同一の得意先（Customer）に対して、数回にわたって発行される場合、どの分が支払われ、どれが残っているのか把握する必要があります。

また、複数の請求書をまとめて支払ってきたり、分割で支払われる場合もあるため、注意が必要です。

（２）別会社名義での支払い

直接の得意先（Customer）ではない、別会社の名義などで支払われる場合がありますので、注意しましょう。

得意先（Customer）が金融子会社などを持っていて、関連会社の支払いは、全てその子会社が行う場合や、会社と得意先（Customer）の間に仲介業者が入り、その仲介に入る第三者が得意先（Customer）の立て替え払いをするような場合もあります。

（３）銀行手数料（Bank Charge）が引かれている場合

手数料が引かれて支払われる場合があるので注意しましょう。

得意先（Customer）が、銀行手数料（Bank Charge）を受取人負担で払い込んでくる場合、実際に発行した請求金額より少ない金額が振り込まれることがあります。

このような場合は、売掛金（Accounts Receivable：AR）は全額消し込み、手数料（Bank Charge）を費用計上します。

４．売掛金のリスクと管理の必要性

信用取引（On account）では、売上げて商品（Merchandise）を引き渡しても、すぐに現金（Cash）を受け取るわけではないので、売掛金（Accounts Receivable：AR）の回収（Collection）に関するリスク、つまり、回収不能になる恐れがあります。

売掛金（Accounts Receivable：AR）が回収（Collect）できなければ、商品（Merchandise）を渡してしまっただけで、結局は売上が無かったことになります。

このようなリスクを避けるためにも、未回収の売掛金（Accounts Receivable：AR）および信用取引（On account）における得意先（Customer）の状況を管理する必要があります。

会社のリスクマネジメントのプロセスにもよりますが、一般的には、得意先（Customer）より財務諸表（Financial Statements：FS）を提出してもらい、財務状況を定期的にチェックする方法が採られます。

チェックする項目は、主に以下の3点です。

（１）経営成績、売上の状況と推移

経営成績や収益が上がっているかチェックします。

1期のみの財務諸表（Financial Statements：FS）だけではなく、連続した2期分くらいは入手して、比較することが有効です。

（２）流動性

資産（Assets）の中で、流動性の高いものの割合をチェックします。

流動性の高い資産（Assets）とは、現金（Cash）などの流動資産（Current Assets）に分類されるものです。

資産（Assets）の合計が多くても、ほとんどが固定資産（Fixed Assets）で構成され、流動資産（Current Assets）がほとんどない場合、得意先（Customer）は資金が乏しいと考えられます。

そうなると、会社としては、売掛金（Accounts Receivable：AR）を支払ってもらえない可能性があるかもしれません。

（３）財務分析

売掛金レシオ、回収タームをみるなど、財務分析も有効です。

財務分析の詳細については、のちの回でご説明します。

５．売掛金担当者として留意する点

いくら財務諸表（Financial Statements：FS）の分析をしても、書類の表面から得られる情報は既に過去のものであり、会社としては、売掛金（Accounts Receivable：AR）を期日通りに支払ってもらうに越したことはありません。

よって、売掛金（Accounts Receivable：AR）の支払いが滞っている得意先（Customer）に対しては、早めに対処する必要があります。

その理由として、以下の2点が挙げられます。

（１）単なる社内手続き遅延の場合があるため

得意先（Customer）に売掛金（Accounts Receivable：AR）支払遅延の督促をすると、担当者の怠慢で社内手続きが進んでいない、もしくは、請求書を紛失したという場合がよくあります。

その場合、早く連絡することにより、タイムリーに回収に向けた対処ができます。

未回収のまま放置しておくと、督促したときには、既に担当者や責任者が退職したり、異動したりしてしまっており、結局支払われずじまいということも起こりかねません。

（２）状況を早くキャッチできるため

財政状態が悪いという理由で支払いが遅延する場合も、得意先（Customer）の担当者からその状況を早めにキャッチできれば、分割払いでの支払いを約束させるなどの対処も考えられます。

また、上司に相談の上、社内の営業担当者に状況を連絡し、それ以降は入金確認後の商品引き渡しにするとか、それ以上商品をその会社に対して渡さないなど、対策を取る必要があるかもしれません。

最悪の場合、取引先（Customer）の倒産（Bankruptcy）の際にも、いち早く情報を得て、素早く法的手段を取れば、支払いを受ける順番の上位にリストされるなど、法的な地位を得ることも可能です。

得意先の状況を常にアップデートすることが重要でしょう。

売掛金（Accounts Receivable：AR）回収（Collection）のリスク管理として、以下のような方法もあります。

６．貸倒引当金（Allowance for Uncollectible Accounts）の設定

会計処理上、発生する可能性のある売掛金（Accounts Receivable：AR）の貸し倒れのリスクと、その期間の収益（Revenue）を対応させるため、決算修正仕訳（Year-end Adjustment Entry）の１つとして貸倒引当金（Allowance for Uncollectible Accounts）の設定をします。

この貸倒引当金（Allowance for Uncollectible Accounts）については、のちの回でご説明します。

以上、「【英文会計実務講座】＜第3回＞売掛金の管理を覚えましょう」でした。

売掛金の管理について理解していただけたでしょうか？

【英文会計実務講座】＜第4回＞経費精算のしかたと消費税の取り扱いを覚えましょうにお進みください。

英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の4回目で、【英文会計実務講座】＜第3回＞売掛金の管理を覚えましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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英文会計の最高峰資格は、USCPA（米国公認会計士）というアメリカの公認会計士資格です。

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１．経費精算（Expense Settlement）のしかた

経費精算（Expense Settlement）とは、業務に関連して支出する交通費や電話代などをいったん従業員（Employee）が立て替え払いし、これらを一定期間にまとめて会社に請求することを指します。

会社の運用規定にもよりますが、従業員（Employees）が提出する経費精算書（Expense Report）のチェックは、経理部（Accounting Department）内のアシスタント・アカウンタントやアカウンタント、または、営業部やマーケティング部の各部門のアシスタントが行う場合がほとんどです。

（１）経費精算（Expense Settlement）とは

経費精算（Expense Settlement）のポイントをご説明します。

①経費精算書（Expense Report）の作成

営業マン（Sales Representative）などの従業員（Employees）が業務に関連して経費を使った場合、このような経費は、従業員（Employees）の個人負担ではなく、会社の経費（Expense）になります。

従業員（Employees）は、一定期間分のこれらの経費をまとめて、領収書などを添付して、上司の承認を得て、経理部（Accounting Department）に経費精算書（Expense Report）を提出し、会社から使用した金額の払い戻しを受けます。

②領収書（Receipt）の添付と承認（Approval）

精算された金額を業務に関連する費用（Expense）として会社の経費にするため、経費精算書（Expense Report）には領収書の添付が必須となります。

また、精算される金額は、従業員（Employees）が申告する額全てというわけではなく、会社の内部規定に基づく範囲内で、その者の直属の上司の承認（Approval）を得たもののみとしている場合がほとんどです。

③定額前渡制やコーポレートカード

従業員（Employees）が経費を一時的にでも会社の代わりに支払うのは、その従業員（Employees）の経済的な負担になるため、定額前渡制やコーポレートカードを取り入れている会社も多いです。

定額前渡制というのは、入社時に一定金額を従業員（Employees）に渡し、経費の支出に使用してもらい、退職時に前渡した一定金額を返してもらうという制度です。

また、コーポレートカードについては、従業員（Employees）に渡しておけば、会社の口座から引き落とされますので、従業員の負担となることはありません。

（２）経費精算（Expense Settlements）の方法

経費精算（Expense Settlements）の方法は、会社によって様々ですが、以下のプロセスが一般的です。

①経費精算書（Expense Report）の作成

会社の内部規定により、経費精算（Expense Settlement）に関する従業員（Employees）から経理部（Accounting Department）への提出の締切日や払戻日は決まっています。

経費を使った従業員（Employees）は、ネットワークに繋がれた経費精算システムにログインし、コンピュータ上に支出した金額、日にち、支払先、詳細、その他を入力します。

②経費精算書（Expense Report）を経理部へ提出

従業員（Employees）は、入力した経費精算書（Expense Report）をプリントして領収書などを添付し、上司の承認（Approval）を得て、経理部（Accounting Department）に提出します。

③経理部による精算額の支払い

会社のシステムにもよりますが、入力された経費精算（Expense Settlement）のデータが経理部（Accounting Department）の会計システムに連動している場合は、経理部担当者は、経費精算（Expense Settlement）のデータを会計システムに取りこむ処理をします。

会計システムに連動していない場合は、会計システムにデータをマニュアル入力します。

提出された経費精算書（Expense Report）をチェックし、必要に応じて本人や上司に質問したり、内部規定を確認して、払い戻す金額を決定します。

定められた払戻日に、授業員（Employees）に対して精算額の支払いをします。

（３）経費精算（Expense Settlement）で出てくる費用（Expense）

会社の経費の分け方や勘定科目（Account）によってさまざまですが、以下が代表的なものです。

（４）経費精算書（Expense Report）のチェック項目

経理部（Accounting Department）では、精算額の払い戻しをする前に、従業員（Employees）から提出される経費精算書（Expense Report）について、以下の項目をチェックします。

①領収書（Receipt）が正しく添付されているか？

会社の経費（Expense）とするには、領収書（Receipt）などの支払いの証拠を保存しておくことが必須です。

通常、電車賃やバス代などの領収書は発行されないため、移動した場所や移動手段についての記録（いつ・どこからどこまで・何を使って移動したか）を申請することになります。

その他の支出（たとえば、飲食費やタクシー代など）については、後ほど見ていく消費税（Consumption Tax）の申告上でも、領収書（Receipt）が必要となります。

②従業員（Employees）が申告している数字は正しいか？

通常、従業員（Employees）がコンピュータ上の経費精算システムに入力します。

よって、経理部（Accounting Department）では、提出された経費精算書（Expense Report）に添付された領収書などと突き合わせをして、入力された金額が正しいかチェックします。

また、タクシー代の使用や交際費に関する申告内容が、会社の内部規定に合っているか、正しく上司の承認を得ているかについても確認します。

（５）経費精算（Expense Settlement）の際の留意点

経費精算（Expense Settlement）の際に注意すべきことは、以下の3点です。

①経費に対応した正しい勘定（Account）に振り分けること

よく出てくる経費は、同じ勘定（Account）を使って仕訳をしていきます。

経費を使った従業員（Employees）が選んだ勘定（Account）が正しいとは限りませんので、きちんと確認しましょう。

②タイムリーな経費精算（Expense Settlement）を奨励すること

忙しいことを理由に経費精算（Expense Settlement）をなかなか提出しない従業員（Employees）がいるかもしれません。

経費精算（Expense Settlement）をためることは、以下のような問題が生じる可能性があります。

よって、経費精算（Expense Settlement）はタイムリーに行うよう奨励する必要があるでしょう。

③交際費（Entertainment）と会議費（Meeting Expense）の区別をすること

交際費（Entertainment）には、接待や慰安などの目的で支出される飲食や交友費などが対応し、社外に限らず、社内での支出も交際費になりえます。

一方で、会議費（Meeting Expense）は、会議を目的とした飲食などが含まれます。

交際費（Entertainment）は、いわゆる冗費（必ずしも必要ではない費用）として位置づけられており、会社の税金を申告するうえで、他の経費とは違って課税所得を計算するうえで控除される費用（Deductive Expense）にはなりません。

つまり、会社は交際費（Entertainment）を支出しても、会計上は費用（Expense）となりますが、税務上は費用とはならず、交際費（Entertainment）の分の税金を支払うことになります。

税務調査（Tax Audit）の際に、どの会社においても、交際費（Entertainment）と会議費（Meeting Expense）の区分は、税務調査官との議論となります。

よって、経理担当者は、会社で決められている交際費（Entertainment）と会議費（Meeting Expense）の区分には注意が必要です。

２．消費税（Consumption Tax）の取り扱い

従業員（Employees）への経費精算（Expense Settlement）において、会社が支払う金額には、経費となる金額のほかに消費税（Consumption Tax）が含まれます。

消費税（Consumption Tax）の考え方は、世界各国でも採用されています。

法律の規定が違いますが、原則・基本的な考え方・留意点などはほぼ同じです。

（１）消費税（Consumption Tax）の仕組み

消費税（Consumption Tax）は、広く浅く国内の財（商品）または役務（サービス）の消費に対して課税され、税金の最終負担者は消費者です。

よって、最終消費者ではない会社は、消費税（Consumption Tax）の課税の流れの通過地点にすぎません。

会社は、商品を仕入れたり経費を支払う際に、消費税（Consumption Tax）を仕入先や業者に対して支払います。

反対に、商品（Merchandise）を売上げたときは、売上金額に消費税（Consumption Tax）を上乗せした額の支払いを受けます。

この売上の際に、一緒に支払いを受ける消費税（Consumption Tax）は、会社にとっては預かり金にすぎません。

会社は、この預かった税額の合計から支払った税額の合計を控除した差額を税務申告の手続きによって納税（Tax Payment）することになります。

もし、預かった税額より支払った税額の方が大きい場合は、その差額の還付（Tax Refund）を受けることになります。

（２）経費精算（Expense Settlement）に関する消費税（Consumption Tax）の留意点

従業員（Employees）から提出される経費精算書（Expense Report）の中の経費には、消費税（Consumption Tax）が含まれます。

会社は、支払った消費税（Consumption Tax）と売上に際して受け取る消費税（Consumption Tax）を相殺（Net）して、納税（Tax Payment）または還付（Tax Refund）を受けることになります。

ここで気をつけなければならないのは、全ての支出に消費税（Consumption Tax）が含まれているわけではないことです。

消費税（Consumption Tax）を含まない支払いに関しては、全額が経費となります。

消費税（Consumption Tax）を含まない支払いには、以下の2つのタイプがあります。

①非課税（Tax Free）

代表的なものは、銀行の支払利息（Interest）や、土地の賃貸料、居住用住宅の家賃などです。

とはいえ、これらが経費の精算（Expense Settlement）に出てくることは、あまりありません。

②免税（Tax Exempt）

消費税（Consumption Tax）は、国内の消費に限って課税されるため、国外で消費されたものや、国外で消費される予定の輸出取引（Export）は、消費税（Consumption Tax）の免税（Tax Exempt）となります。

代表的なものは、国際線の航空運賃、国際電話代、海外出張時の支出（ホテル代・食事代・レンタカー代など）があります。

これらは、経費精算（Expense Report）の際に、消費税（Consumption Tax）を抜き出す計算は不要です。

実務では、消費税（Consumption Tax）は、入力時にシステム上である一定の勘定コードを選ぶと、自動的に税額を抜き出す計算がされます。

消費税が含まれるか含まれないかによって、使用するコードは違います。

よって、非課税（Tax Free）や免税（Tax Exempt）となる経費の場合は、会社の定めるコードを正しく選ぶ必要があります。

以上、「【英文会計実務講座】＜第4回＞経費精算のしかたと消費税の取り扱いを覚えましょう」でした。

経費精算と消費税について理解していただけたでしょうか？

＜第5回＞小口現金の管理のしかたと銀行口座について学びましょうにお進みください。

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当記事は、「英文会計実務講座」の5回目で、【英文会計実務講座】＜第4回＞経費精算のしかたと消費税の取り扱いを覚えましょうの続きとなります。

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１．小口現金（Petty Cash Fund）の管理のしかた

アシスタント・アカウンタントやアカウンタントになった場合、小口現金（Petty Cash Fund）の管理を任されることが多いです。

（１）小口現金（Petty Cash Fund）とは

小口現金（Petty Cash Fund）とは、少額の支払いに備えて社内に置く手許現金のことです。

日本では、欧米より、頻繁に小切手を振り出すことがないため、会社の定めた請求書の到着の締め日と支払日を待たず、現金で支払う必要がある場合に、小口現金（Petty Cash）から支払います。

例えば、郵便切手を購入する場合や、受取人払いの宅配便が配達された場合など、少額の支払いに使われます。

通常は、経理部（Accounting Department）内に金庫があり、この中に現金が入っており、経理部（Accounting Department）のスタッフが日々の入出金の管理をしています。

会社の定める小口現金（Petty Cash Fund）として出金できる金額の上限のルールや、出金の頻度によりますが、多くの場合は50万円から100万円ほどの金額です。

小口現金（Petty Cash Fund）の手提げ金庫には、以下のようなものが入っていることが多いです。

経理部（Accounting Department）の担当スタッフは、入出金のたびに、いつ・何に・いくら使ったかという、お小遣い帳のような記録をつけていきます。

また、金庫の中の現金が少なくなると、現金を補充（Replenish）します。

使用した分だけ現金を補充（Replenish）する方法のことを「定額小口現金前渡制度（Imprest Petty Cash System）」と言います。

（２）現金実査（Cash Inspection）

現金実査（Cash Inspection）とは、小口現金（Petty Cash Fund）として金庫の中にある現金（Cash）の実在性をたしかめるため、紙幣や硬貨を数えて、帳簿残高（Book Balance）と一致しているかを検証する手続きのことです。

会社の経理部（Accounting Department）や財務部（Finance Department）の担当者は、定期的に（できることなら毎日）、小口現金（Petty Cash Fund）を実査（Inspection）します。

具体的には、1円玉が何個、10円玉が何個、千冊が何枚、1万円札が何枚というように数えて、手許残高の合計を計算します。

実際の手許残高と帳簿残高が一致しない場合は、一時的に「現金過不足勘定」という仮勘定を使い、帳簿残高を実際の手許残高に合わせます。

そして、後日、不一致の理由が判明してから、「現金過不足勘定」から正しい勘定に振り替えます。

（３）実務上の留意点

現金を取り扱うため、ひとりで管理するのではなく、スタッフとその上司の２人で管理するのがいいでしょう。

現金実査（Cash Inspection）をすると、手許残高と帳簿残高が合わない場合もよくあります。

2人でチェックしながら管理することは、「現金を扱う上での不正（Dishonest）を防ぐ」という意味でも有効です。

２．銀行口座（Bank Account）

アシスタント・アカウンタントやアカウンタントになった場合、銀行預金（Bank Deposit）についても理解していることが必要となります。

（１）会社の銀行預金（Bank Deposit）

会社は、1つは銀行口座（Bank Account）を持っています。

多くの会社は、ファームバンキング（インターネット・バンキング）を導入しており、会社にいながら銀行口座（Bank Account）を通じて、支払いや残高確認ができるようになっています。

銀行員と交渉するような多額の借入や、余剰資金の投資・運用、外国送金の為替ヘッジなどは、財務部（Finance Department）のマネージャー以上レベルで管理されると考えられます。

よって、経理部（Accounting Department）のスタッフが銀行に頻繁に通うことはあまりないでしょう。

経理部（Accounting Department）のスタッフの銀行関連の日常業務としては、受け入れた小切手の入金、通帳記帳、小口現金（Petty Cash Fund）の補充（Replenish）となります。

（２）銀行勘定調整表（Bank Reconciliation Statement）の作成

銀行勘定調整表（Bank Reconciliation Statement）とは、銀行預金の帳簿（Book）残高と銀行勘定照合表（Bank Statement）の残高が一致しないときに作成します。

差異（Difference）の原因を調査し、必要な修正仕訳（Adjustment Entry）を入れるために必要となります。

当座預金（Current Account/Checking Account）には、通帳（Bank Book）が無いため、毎月末に銀行から会社に、銀行勘定照合表（Bank Statement）が送られてきます。

経理部（Accounting Department）の担当スタッフは、銀行から会社に送られてきた銀行勘定照合表の残高（Balance per Bank Statement）と帳簿上の当座預金の残高（Balance per Book）が一致することをたしかめます。

さらにその上司が、残高が一致していることについて承認（Approve）します。

通常、銀行勘定照合表（Bank Statement）と帳簿（Book）の預金残高は一致（Match）しているはずですが、いくつかの理由から差額（Difference）が生じることがあります。

差額（Difference）が生じた場合は、その原因を明らかにし、帳簿が間違っている場合には、あるべき金額に帳簿金額を修正します。

（３）銀行勘定照合表（Bank Statement）と帳簿（Book）の差額要因

銀行勘定照合表（Bank Statement）と帳簿（Book）の預金残高に差額（Difference）が生じる原因として、以下が挙げられます。

①帳簿（Book）の修正が不要なもの

帳簿（Book）の修正が不要なものは、主に以下の３つです。

②帳簿（Book）の修正が必要なもの

帳簿（Book）の修正が必要なものは、主に以下の３つです。

（４）銀行勘定調整表（Bank Reconciliation Statement）の例

実際の銀行勘定調整表（Bank Reconciliation Statement）は、銀行残高と会社の帳簿残高の差異を洗い出し、正しい金額がいくらなのかを示す形式となります。

たとえば、銀行残高（Balance per Bank Statement）は1,100,000円であるのに対し、帳簿残高（Balance per Book）は800,000円である場合を見ていきます。

これにより、正しい帳簿残高（Balance per Book）および銀行残高（Balance per Bank Statement）は、1,000,000円であることが分かります。

以上、「【英文会計実務講座】＜第5回＞小口現金の管理のしかたと銀行口座について学びましょう」でした。

小口現金の管理と銀行口座について理解していただけたでしょうか？

＜第6回＞コンピュータシステムを使った会計処理を学びましょうにお進みください。

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当記事は、「英文会計実務講座」の6回目で、【英文会計実務講座】＜第5回＞小口現金の管理のしかたと銀行口座について学びましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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１．コンピュータシステムを使った会計処理

現在は、多くの会社で1人1台のコンピュータが与えられ、ほとんどの文書はコンピュータを使って作成されています。

また、社内の連絡や社外とのやり取りなどもインターネットを通して行っています。

会計（Accounting）の作業も、そろばんや電卓、紙の上での手計算や手作業の転記（Posting）がメインだった時代もありましたが、今では何らかの形でコンピュータが使われています。

経理作業は数字が中心で、複式簿記をベースとした一定の法則に従ったものであるため、コンピュータシステムとして一元化しやすく、さまざまな会計システムが開発されています。

システムを使う作業は、人の手で行う作業に比べ、正確で迅速、修正が容易、データを色々な形に変えて利用することができるため、多くのメリットがあります。

会計システムへの入力作業そのものは、決して難しいものではありません。

借方（Debit）と貸方（Credit）がバランスしていれば（右と左に同額が入力されていれば）、システムはそのまま受け入れてくれます。

しかし、会計の基礎や簿記の仕組みを理解していないと、システムの仕組みを理解するのに時間がかかったり、間違って入力しても間違っていることが分からないという状況になりかねません。

会計システムとはどんなものであるかといった程度は理解し、会計や簿記の基礎をしっかり身につけておけば、どの会社のどんなシステムに対しても、その仕組みや使い方を容易に理解し、実務で即戦力として活躍できることになります。

２．会計システムの種類

会計システムは、さまざまな種類があります。

（１）中小企業向けの会計システム

中小企業向けの凡庸的な会計システムとしては、勘定奉行、弥生会計、PCA会計などが有名です。

これらは比較的廉価で、入力やメンテナンスが容易であり、会社の通常の報告（Reporting）作成のための経理処理に加えて、税務申告関係などの付随データ作成などの便利な機能が含まれています。

（２）大企業やグローバル企業向けの会計システム

大企業やグローバル企業では、基幹システムをベースに、人事部（Human Resources：HR）や物流（Logistics）、その他の部門とも連携しているERP（Enterprise Resource Planning：統合基幹業務システム）を導入している場合が多いです。

たとえば、SAP、Oracle、Microsoftなどが有名です。

（３）連結決算を行う企業向けの会計システム

連結（Consolidation）決算でも、会計システムが使われることが多いです。

連結会計システムで有名なのは、STRAVIS、Diva、eCA-DRIVERです。

連結（Consolidation）のための子会社（Subsidiary）から親会社（Parent Company）への報告（Reporting）も会計システムが使用されます。

一定の要件を満たす子会社（Subsidiary）は、親会社（Parent Company）の連結決算（Consolidation）の対象となります。

よって、子会社（Subsidiary）は、親会社（Parent Company）で採用されているのと同じ経理処理や親会社（Parent Company）からの指示に従った処理を行うこととなります。

規模の大きな外国企業の日本の子会社（Subsidiary）、いわゆる外資系企業については、日本の子会社（Subsidiary）のシステムと外国の親会社（Parent Company）のシステムが連携されていることが多いです。

日次の作業は日本の子会社（Subsidiary）で行い、月次、四半期、年次で外国の親会社（Parent Company）に、日本での情報をシステムで報告（Reporting）するという形式です。

システムによる報告（Reporting）は、親会社（Parent Company）でデータ加工しやすい、転送に時間がかからないなどのメリットがあります。

３．会計システムの仕組み

会計システムの仕組みについても、ざっくりと理解しておきましょう。

（１）支払い関連

多くの会社では、ファームバンキングが導入されており、会社に居ながらにして銀行口座を通しての支払いや残高確認ができるようになっています。

これらの銀行関連のデータは、インターフェースで会計システムと連動しています。

銀行関係のシステムに入力すれば、会計システムで再入力しなくても、支払いの情報が取り込まれます。

（２）人事関連

人事関連については、従業員（Employees）に対して経常的な給与の支払いが発生します。

源泉徴収税や社会保険料の複雑な計算と、仕訳（Journal Entry）の処理が必要となってきます。

これにも、HRシステムと会計システムが連携され、HRの情報が会計システムに瞬時にして読み込まれることになります。

（３）物流関連

物流（Logistics）とも、会計システムは連動しています。

商品（Merchandise）が倉庫に入庫・出庫したという物流情報が、会計上の仕入（Purchase）や売上（Sales）のデータと連動します。

その結果、タイムリーな原価計算や、在庫の管理が可能となります。

４．会計システムの基本構成

会社で採用されている会計システムには、さまざまな種類があり、業種によって特殊なシステムが導入されている場合があります。

ですが、販売（Sales）会社の場合、次のような構成が基本となります。

３つのモジュールに従って入力します。

伝票（Voucher）の仕組みと同じで、入金伝票、出金伝票、振替伝票のように分かれています。

（１）ARモジュール

会社のメイン業務である売上（Sales）の入力は、ARモジュールで行われます。

売上（Sales）計上と売掛金（Accounts Receivable：AR）は、同時に入力されます。

得意先（Customer）から支払われた場合の売掛金（Accounts Receivable：AR）の消込みについても、このモジュールで処理されます。

（２）APモジュール

どの会社でも必ず発生する費用（Expense）の支払い関連は、APモジュールで行います。

後で支払うべき費用（Expense）の未払計上（Accrual）や、買掛金（Accounts Payable：AP）や業者（Vendor）への支払いも、このモジュールで処理します。

（３）GLモジュール

ARモジュールとAPモジュールに含まれない仕訳（Journal Entry）の処理は、GLモジュールで行います。

勘定科目の組替え（Re-classification）や減価償却費（Depreciation）の計上などの決算整理仕訳は、このモジュールで入力されます。

以上、「【英文会計実務講座】＜第6回＞コンピュータシステムを使った会計処理を学びましょう」でした。

コンピュータシステムを使った会計処理について理解していただけたでしょうか？

＜第7回＞決算スケジュールと決算対策を理解しましょうにお進みください。

英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の7回目で、【英文会計実務講座】＜第6回＞コンピュータシステムを使った会計処理を学びましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

まだ「英文会計入門講座」で学習していただいていない場合は、【英文会計入門講座】＜第1回＞基本的な会計用語を英語で覚えていきましょうから始めてください。

 

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英文会計の最高峰資格は、USCPA（米国公認会計士）というアメリカの公認会計士資格です。

USCPAについて詳しく知りたい場合、アビタスというUSCPA予備校から資料を取り寄せてみてください（もちろん無料です）。

 

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１．年次決算（Year-end Closing）とは

通常、会社は、1年を1つの単位とし、1年が終わった時点で数字を締めます。

この数字を締める作業を年次決算（Year-end Closing）と言います。

会社では日常の取引（Transaction）を記録しますが、その記録は、必ずもその期の収益（Revenue）・費用（Expense）を反映したものではありません。

たとえば、期中に保険契約をして保険料を支払う場合、期中では支払った金額全額を支払保険料として費用計上します。

そして、期末に決算整理（Adjustment）の１つとして、その期間以外の期間に対応する金額を前払保険料として、当期の費用（Expense）から取り除く仕訳（Journal Entry）をします。

このように、決算（Closing）では、日常の取引（Transaction）をベースに、正しい費用（Expense）・収益（Revenue）の対応を目的として、決算整理または決算修正を行い、帳簿残高（Book Balance）を決算日の正しい金額にします。

２．年次決算（Year-end Closing）スケジュール

年次決算（Year-end Closing）のスケジュールは、会社の規模や状況によってさまざまです。

上場企業の場合、決算短信（マーケットに対する会社の業績のフラッシュレポート）や、外部監査、マーケットへの業績の正式発表などがあります。

また、全ての会社において、株主総会の開催および税務申告が必要です。

よって、会社では、通常の取引および決算修正を終え、決算日から約半月後には数字を固める必要があります。

年次決算の月は、通常の月以上の取引ボリュームがある上、短期間のうちに決算修正まで行わなければならないため、年次決算（Year-end Closing）の時期は、会社の経理部（Accounting Department）にとっては、大変忙しい期間となります。

その後、外部の公認会計士（Certified Public Accountant）による監査（Audit）を経て、数字が最終となり、株主（Shareholder）やマーケットに対して発表する財務諸表（Financial Statements：ＦＳ）が作成されます。

さらに、最終の数字をベースに、その期に発生した利益に対する税務申告を行い、納税をすることになります。

３．年次決算（Year-end Closing）対策とは

年次決算（Year-end Closing）の前に、多くの会社では年次決算（Year-end Closing）対策が行われます。

会社は年次決算（Year-end Closing）を経て、1年間の成績表ともいえる財務諸表（Financial Statements ：FS）を作成して、利害関係者に情報提供をします。

株主（Shareholder）・投資家・銀行・債権者に対しては、会社の信用度を高め、投資や貸付の価値がある会社と思わせたいため、利益を増やしたいと考えるでしょう。

また、上場企業においては、既に公表している予想損益と大きな差が生じる可能性がある場合、状況を事前にマーケットに発表しておくなどの対応も必要になります。

さらに、会社はその会計期間の利益に対して税金を払う必要がありますが、なるべく納税は少なくしたいので、あまり利益が多すぎるのも困ると考えます。

よって、会計基準（Accounting Principles）や税法の規定の範囲内で、利益誘導を行います。

「利益捻出」と「節税」のいずれを選ぶ場合も、年次決算（Year-end Closing）対策が必要となります。

４．年次決算（Year-end Closing）対策の手順

年次決算（Year-end Closing）は、最終業績に直結しており、特に、上場企業では、株価や役員（Directors）の評価にも大きく影響します。

よって、年次決算（Year-end Closing）対策は、会社のマネジメントレベルからのトップダウンで決定されます。

その判断のベースとなる数字は、経理部（Accounting Department）で作成され、年次決算（Year-end Closing）対策の中で、数字のシミュレーションなどが行われます。

年次決算（Year-end Closing）対策は、会計基準（Accounting Principles）や税法の改正などに気を付けて、通年心がけておく必要があります。

とはいえ、多くの会社では、第3四半期が終了した時点で、年次決算（Year-end Closing）対策を始めます。

税法の規定などにより、決算日（Closing Date）直前では実行できないプランもあるため、ある程度余裕を持ってスケジュールする必要があります。

年次決算（Year-end Closing）対策の手順は、以下の通りです。

（１）利益の見積もり

日常の取引（Transaction）の記録をベースに、決算修正（Adjustment）を行うので、日常の取引（Transaction）が正しく記録されていることが前提となります。

年次決算（Year-end Closing）対策の初めに、現状を知るために、四半期財務諸表または残高試算表（Trial Balance ：TB）による第3四半期までの実績値に、第4四半期の予想数値を加算して、当期予想損益を算出します。

また、第4四半期中にも、実際の売上（Sales）や費用（Expenses）をこまめにアップデートして、利益予想の修正をしていきます。

特に、期末は、大きな売上（Sales）が発生するなど、通常とは異なる事態も発生するため、状況の変化を追っていく必要があります。

（２）実行可能な対策の選定

会社として採用できる年次決算（Year-end Closing）対策の事項を列挙し、その中から、実行の可能性・難易度・利益への影響度などを総合的に考慮し、順位付けや実行に向けたカウントダウンスケジュールを作成します。

あまりにアグレッシブな対策は、いわゆる粉飾（Cosmetic Accounting）や脱税（Tax Avoidance）となるため、あくまでも会計基準（Accounting Principles）や税法の規定の範囲内での対策とします。

（３）対策の実行

予定に従い、年次決算（Year-end Closing）の対策をしていきます。

実際の収益（Revenue）・費用（Expenses）の発生に伴う、予想利益修正を反映させながら行います。

５．年次決算（Year-end Closing）対策の例

具体的に、どのような年次決算（Year-end Closing）対策があるのか見ていきましょう。

（１）現在採用している会計方針の見直し

減価償却（Depreciation）の際の、定額法（Straight-Line Method）や定率法（Declining Balance Method）、期末棚卸資産（Ending Inventory）の評価の際の、先入先出法や後入先出法など、いくつかの選択肢がある中で、どれを選択するかという会社の判断を会計方針と言います。

会社の状況の変化に応じて、会計方針の見直しをする必要がある場合もあります。

ただし、正当な理由なく、みだりに会計方針を変更することは、「継続性の大原則」に反するため、変更は慎重に判断し、必要に応じて公認会計士の意見を求めます。

（２）引当金の設定

当期の収益（Revenue）に起因して、翌期以降に費用（Expense）が発生する確率が高い場合、その費用（Expense）の発生の原因となる収益（Revenue）と対応させるため、決算（Closing）において、引当金を計上します。

引当金には、貸倒引当金のような資産（Assets）のマイナスとなる「評価制引当金」と、将来の支出に備える製品保証引当金や有給休暇引当金などの「負債性引当金」があります。

実務上では、引き当ての際に、実際に発生する可能性が高いのか・適正な金額を合理的に見積もれるのか・契約や保証などで発生および金額の計算根拠が裏付けられるのかなどを検討します。

さらに、税務上で損金とするために、税法上の要件（届出の手続きや計算方法など）を満たす必要があります。

（３）税法の規定に関連する事項の検討

税法の規定に関連して、以下の項目を検討する場合もあります。

６．決算（Closing）の留意点

決算（Closing）の際の留意点として、以下の2つを挙げます。

（１）売上（Sales）の締め（Cut-off）

売上（Sales）計上は、収益（Revenue）の認識基準に基づき、その要件は、会計基準（Accounting Principles）により定められています。

どの会社も、売上（Sales）の成長を望んでいますし、営業マンは、コミッションをもらいたいため、特に、決算（Closing）においては、押し込み販売なども行われがちです。

売上（Sales）は、財務諸表（Financial Statements：FS）において、最も重要な項目であり、アナリストや投資家などのマーケットも重要視します。

売上の締め（Cut-off）は、監査においても重点的にチェックされるエリアでもあります。

売上計上担当者は、この点に十分に気を付けて、基準に沿った処理をすることが必要です。

収益（Revenue）認識の原則は、「実現した（Realized）」および「稼得した（Earned）」という2つの要件を満たした時点で認識されます。

業種によって異なる会計基準（Accounting Principles）が適用されますが、原則的には、次の通りです。

（２）費用（Expense）の見積もり計上（Accrual）

正しい期間損益計算のため、その期間の収益（Revenue）と対応する費用（Expense）をなるべく正確に見積もる必要があります。

特に、その期に発生したとして、見積もった費用（Expense）が少なすぎたり、全く見積もり計上をしなかった場合、翌期になって支払いの際に、不足額が収益（Revenue）との対応がない費用（Expense）として計上されることになってしまいます。

これを避けるために、実務では、期末には請求書（Invoice）を早めに送ってもらうように業者（Vendor）に連絡したり、他の部署からも請求書（Invoice）を早めに経理部（Accounting Department）に回すように指示をしたりします。

以上、「【英文会計実務講座】＜第7回＞決算スケジュールと決算対策を理解しましょう」でした。

決算スケジュールと決算対策について理解していただけたでしょうか？

＜第8回＞決算後の処理を覚えましょうにお進みください。

英文会計の仕事がしたい方のための無料講座です。

当記事は、「英文会計実務講座」の8回目で、【英文会計実務講座】＜第7回＞決算スケジュールと決算対策を理解しましょうの続きとなります。

英文会計の基礎については、「英文会計入門講座」でご説明しています。

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１．年次決算後の処理（Procedures after Year-end Closing）とは

会社は、財務諸表（Financial Statements：FS）によって、一定期間の経営成績を利害関係者に報告します。

その期間内の正しい期間損益の実現が可能になるように、必要に応じて期中の取引を修正する処理を決算（Closing）と言います。

決算末日を迎えて、その期が終了したのち、会社は財務諸表（Financial Statements：FS）を作成し、外部監査人（Independent Auditor）による監査（Audit）を受けます。

その後、株主総会（Shareholders’ Meeting）を開催し、財務諸表（Financial Statements：FS）の内容およびその期の利益の処分に関して、株主（Shareholder）の承認を得ます。

さらに、最終の数字を基に、その期に発生した利益に対する税務申告を行い、納税することになります。

また、決算日の翌日は既に翌期であり、会社のビジネスは継続していくため、その期の決算処理に加え、翌期の日常業務の処理も並行して行うこととなります。

翌期は新しい会計期間であるため、経理の方針やレポートの方式が変更となる場合がありますし、さらに、システム上の前期データの更新処理が必要となります。

つまり、決算後の処理（Procedures after Year-end Closing）として、以下のようなことがあります。

これらにより、経理部（Accounting Department）は、年次決算（Year-end Closing）前から数か月間は、忙しい時期が続きます。

２．監査（Audit）

まずは、監査（Audit）から見ていきます。

（１）監査（Audit）とは

監査（Audit）とは、「会社が作成した財務諸表（Financial Statements：FS）が正しい＝会計原則を順守している」か、公認会計士（Certified Public Accountant）がチェックして、会社から独立した立場で意見（Opinion）を表明することです。

（２）監査（Audit）によって保証されるもの

上場企業（Listed Company、Public Company）や一定の規模以上の会社は、財務諸表（Financial Statements：FS）を広く社会一般に公表します。

ですが、会社自身が、会社が作成した財務諸表（Financial Statements：FS）を保証するわけにはいきません。

そこで、会社から独立した外部監査人（Independent Auditor）が、会社の財務諸表（Financial Statements：FS）が正しいことを保証します。

外部監査人（Independent Auditor）は、「会社が近いうちに倒産しないこと」を保証するわけではありません。

「会社が作成した財務諸表（Financial Statements：FS）が、会計基準（Accounting Principles）に基づいて、会社の実態を正しく表したものであること」を監査報告書（Audit Report）で保証します。

監査報告書（Audit Report）は、3種類の意見（Opinion）があります。

業績が良い会社は良いなりの財務諸表（Financial Statements：FS）を作成し、業績が良くない会社は良くないなりの財務諸表（Financial Statements：FS）を作成しているのであれば、外部監査人（Independent Auditor）は、適正意見（Unqualified Opinion）を出して、その信憑性を保証します。

会社が業績が良くないのに良いような財務諸表（Financial Statements：FS）を作成している場合には、外部監査人（Independent Auditor）は、不適正意見（Qualified Opinion）を出します。

現実的には、不適正意見（Qualified Opinion）は、上場企業にとっては上場廃止につながる可能性があるため、不適正意見（Qualified Opinion）が出されることはほとんどありません。

まずは、外部監査人（Independent Auditor）と会社の上層部との折衝が行われます。

最終的に、財務諸表（Financial Statements：FS）などの修正などの折り合いがつかない場合、外部監査人（Independent Auditor）は、意見差し控え（Disclaimed Report）を出して、その会社の任務を降り、外部監査人（Independent Auditor）の交代となります。

また、外部監査人（Independent Auditor）は、会社にとっては独立した存在とはいえ、会社はその監査人（Auditor）のクライントであり、監査料（Audit Fee）を受け取ることになります。

よって、クライアントにとって都合の良くないことは言いづらいため、監査人（Auditor）と会社の馴れ合いが問題視されています。

（３）外部監査（Independent Audit）の義務

会社が監査（Audit）を受ける義務は、会社の規模、その国の法律や取引所の要請などによって異なります。

必ずしも、すべての会社に監査（Audit）の義務が課されているわけではありません。

通常は、上場企業（Listed Company、Public Company）や大規模な会社は、全ての項目の監査（Full Audit）が必要です。

また、外資系の日本の子会社などでは、予算や重要性の関係から、売上（Sales）などの主要項目に限定し、監査（Audit）を受ける場合があります。

３．株主総会（Shareholders’ Meeting）

つぎに、株主総会（Shareholders’ Meeting）について見ていきます。

（１）株主総会（Shareholders’ Meeting）とは

株主総会（Shareholders’ Meeting）は、株主（Shareholder）が、会社に関わる重要な事項を決議（Resolution）するために開催されます。

通常は、会社の利益処分（Appropriation of Retained Earnings）や、役員（Director）の選任が決議事項となります。

また、会社の定款の変更や、大規模な営業譲渡などを行う場合にも、株主総会（Shareholders’ Meeting）の決議（Resolution）が必要となります。

株主（Shareholder）が株主総会（Shareholders’ Meeting）で議決権を行使するためには、会社の定める基準日に株主（Shareholder）である必要があります。

通常は、決算期末時点で株主名簿に記載されている株主（Shareholder）が対象となります。

（２）株主総会（Shareholders’ Meeting）の開催

株主総会（Shareholders’ Meeting）は、会社が決めた場所に集まって行われます。

ですが、最近では当日会場に行けない株主（Shareholder）も、会社が送付する招集通知に同封された議決権行使書やインターネットを通して、議決権を行使できます。

招集通知は、株主総会（Shareholders’ Meeting）の開催に先立って、株主（Shareholder）宛てに会社から送付されます。

営業報告書、財務諸表（Financial Statements：FS）、議決権の行使に関する参考資料などが同封されます。

会社内では、経理部（Accounting Department）がこれらの資料を作成し、さらに外部監査人（Independent Auditor）による監査（Audit）を受けたものを用意します。

株主総会（Shareholders’ Meeting）の実際の運営は、総務部（Administration Department）やIR部（Investors’ Relation Department）が行うことが多いです。

４．税務申告（Tax Return Filing）

さらに、税務申告（Tax Return Filing）について見ていきます。

（１）税務申告（Tax Return Filing）とは

日本や米国では、「納税申告制度」が取り入れられているため、会社は、その会計期間の課税所得を自主申告し、納税します。

申告および納税の期限は、その国及び税金の種類によってさまざまです。

申告または納税が、定められた期限を過ぎてしまうと、罰金や延滞税などのペナルティーが科されます。

（２）税務調査（Tax Audit）

税務申告後、その申告した内容に関して、税務調査（Tax Audit）を受ける場合があります。

税務調査（Tax Audit）の内容は、必ずしも一律ではありませんが、調査時における帳簿の記帳状況・書類の保存状況・在庫の状況などを把握し、それから詳細な帳簿調査が行われます。

最近は、経済取引の国際化・広域化・複雑化に伴って、申告納税に関する不正が巧妙化しています。

よって、必要な場合には、取引先に対する調査や、取引銀行に対する預貯金の調査も行われます。

５．新会計年度におけるデータ更新など

最後に、新会計年度における会計データの更新などについて見ていきます。

（１）データの更新

年次決算（Year-end Closing）を一区切りとして、会社は、当期の財務諸表（Financial Statements：FS）を作成するのですが、翌期はすぐに始まり、当期の処理の間も会社の営業活動は待ってくれません。

当期の決算日の翌日は翌期であるため、新年度の経理データを入力するために、システム上の当期のデータを更新しなければなりません。

システムを使っている場合、たとえば経過勘定項目の再振替仕訳などは、実務上は、手入力の必要はなく、当期データの更新処理をすることで、翌期首の処理として自動的に再振替が行われます。

システムを使わない場合は、振替仕訳を手作業ですべて行うことになります。

（２）データの保管

たとえ期中には行わなくても、年次決算（Year-end Closing）の締め後すぐに、確定した数字に基づく総勘定元帳（General Ledger）や補助元帳（Sub Ledger）などのデータをプリントアウトし、社内の記録として保管します。

プリントアウトした帳簿は、後日、社内で遡って取引を検証したり、税務調査（Tax Audit）の際の帳簿調査のために提出されたりします。

（３）会計システムの設定変更

経理処理の一貫性をもたせるため、経理に関し、社内手続きやレポートの方法の変更をする場合、期中で変更せず、翌期首から移行することが多いでしょう。

変更の要請に応じ、会計システムを一部設定しなおすなどの処理が必要となることがあり、関連部署にとっては、新年度のデータ更新と併せて作業することになります。

以上、「【英文会計実務講座】＜第8回＞決算後の処理を覚えましょう」でした。

決算後の処理について理解していただけたでしょうか？

英文会計実務講座は、以上で終わりです。

【英文会計中級講座】＜第1回＞会計の基本概念を覚えましょうにお進みください。